TEMAT:

Na gruncie prawa polskiego nie występuje wyraźne rozgraniczenie pomiędzy pojęciami oddelegowania pomiędzy pojęciami oddelegowania i podróży służbowej. Jednakże prawidłowe rozróżnienie tych pojęć jest niezmiernie istotne, bowiem pociąga za sobą odmienne konsekwencje w zakresie uprawnień i obowiązków pracowniczych, a zwłaszcza w zakresie obowiązków podatkowych i świadczeń ZUS.

Definicje i kryterium czasu
Pojęcie delegacji pracownika definiuje art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. Nr 24, poz. 141) – Kodeks pracy. Zgodnie z jego treścią, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Ustawa ta nie zawiera definicji oddelegowania. W konsekwencji, w praktyce często występują trudności z odróżnieniem oddelegowania i delegacji. Częstokroć jako element je odróżniający podaje się czas trwania oddelegowania czy też delegacji, przyjmując, że podróż służbowa może trwać tylko do kilku godzin, co najwyżej kilka dni lub tygodni, a oddelegowanie jest „dłuższą podróżą służbową” i trwa kilka miesięcy. U samych podstaw leży jednak błędne myślenie - może się bowiem wydarzyć, że podróż służbowa będzie trwała kilka miesięcy.

Kryterium podróżowania
Wszelkie wątpliwości interpretacyjne rozwiewa orzecznictwo Sądu Najwyższego, które różnicę pomiędzy tymi dwoma instytucjami upatruje w kwestii podróżowania. Z jego orzecznictwa wynika, że pojęcia ,,podróży służbowej" nie można definiować w oderwaniu od samego pojęcia ,,podróży”. Oznacza to, że nie może być nazwane podróżą służbową oddelegowanie nie związane z podróżowaniem, a będące jedynie czasową zmianą miejsca pracy. Jako przykład oddelegowania można podać wysłanie na okres 3 miesięcy sekretarki, dla której miejscem pracy jest Poznań, do oddziału firmy w Zielonej Górze, gdzie pracowniczka będzie wykonywała te same obowiązki, co w swoim dotychczasowym miejscu pracy.

Podstawy delegacji i oddelegowania
W myśl przepisów Kodeksu pracy, formalną podstawę delegacji stanowi polecenie podróży służbowej wydane przez pracodawcę. Choć przepisy nie określają wzoru takiego polecenia, to niewątpliwie dokument ten powinien zawierać następujące informacje: skąd, dokąd i w jakim celu pracownik powinien jechać, tzn. jakie zadanie służbowe powinien poza miejscem pracy wykonać. W sytuacji, gdy oddelegowanie ma trwać co najmniej 3 miesiące, podstawowym dokumentem, który pracodawca musi sporządzić jest wypowiedzenie zmieniające warunki pracy. Przepisy nie wskazują na żadną szczególną formę udokumentowania tego wyjazdu w sytuacji, gdy oddelegowanie jest krótsze.

Prawa pracownika w przypadku delegacji lub oddelegowania
Wraz z przyjęciem, że pracownik jest w delegacji, po stronie pracodawcy rodzi się obowiązek wypłaty pracownikowi szeregu należności z tego tytułu: diet, zwrotu kosztów podróży i noclegów. Obowiązek taki nie występuje w przypadku oddelegowania. Jeśli jednak oddelegowany pracownik uzyska od pracodawcy np. diety, czy też zwrot kosztów podróży, to ta wypłata winna być potraktowana jak wypłata dodatkowego wynagrodzenia, czyli zostać objęta zaliczką na PIT oraz składkami ZUS. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami, wypłata taka nie jest należnością z tytułu podróży służbowej, która jest wyłączona z przychodów, a także z podstawy wymiaru składek.

Ubezpieczenie społeczne pracownika oddelegowanego za granicę
Chociaż przepisy prawa pracy nie przewidują czasowego limitu dla oddelegowania pracownika za granicę w trybie zmiany miejsca wykonywania przez niego pracy, to zagadnienie czasu oddelegowania jest kluczowe w odniesieniu do ubezpieczenia społecznego pracownika oddelegowanego za granicę w ramach Unii Europejskiej. Zgodnie bowiem z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, pracownik jest objęty ubezpieczeniem w państwie, w którym pracuje. Wyłomem od tej zasady jest sytuacja przejściowa, kiedy pracodawca wysyła pracownika na jakiś czas do pracy w innym państwie członkowskim UE, m.in. oddelegowanie transgraniczne. Celem tego rozwiązania jest uniknięcie zmiany systemu ubezpieczenia, którym jest objęty pracownik, w przypadku krótkich okresów pracy za granicą. Z uwagi na okoliczność, że stanowi to wyjątek od reguły, dla jego zastosowania niezbędne jest łączne spełnienie szeregu warunków. Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem polski pracownik oddelegowany do pracy w innym kraju Unii Europejskiej podlega polskiego ubezpieczeniu społecznemu jeżeli:
czas pracy za granicą pracownika oddelegowanego nie przekracza 24 miesięcy,
pracownik nie jest wysyłany by zastąpić innego pracownika, którego okres oddelegowania zakończył się, pracodawca oddelegowujący prowadzi główną działalność w Rzeczypospolitej Polskiej, pracownik oddelegowany wykonuje pracę na rzecz pracodawcy oddelegowującego i nie podlega kierownictwu innego lokalnego pracodawcy.

Koniecznym jest, aby powyższe warunki były spełnione łącznie. W konsekwencji, może dojść do sytuacji, że nawet oddelegowanie krótsze niż na 24 miesiące będzie skutkować przejściem pracownika oddelegowanego do systemu ubezpieczeniowego innego państwa członkowskiego UE, jeśli nie zostanie spełniony jakikolwiek z pozostałych warunków.

Podsumowanie
Stwierdzić należy, że choć zarówno oddelegowanie pracownika, jak i delegacja nie są ograniczone limitem czasowym i obydwie są związane z opuszczeniem miejsca zamieszkania przez pracownika, to te instytucje prawa pracy różnią się w zasadniczych kwestiach. Podstawą delegacji pracownika (także za granicę) jest polecenie pracodawcy, natomiast do oddelegowania niezbędnym jest zawarcie umowy o oddelegowanie. W przypadku oddelegowania na okres minimum 3 miesięcy nieodzowne jest wypowiedzenie zmieniające umowę o pracę, a udzielenie delegacji nie stawia takich wymagań. Jedną z najistotniejszych różnic pomiędzy nimi jest to, że w przypadku delegacji pracownikowi przysługuje pracownikowi roszczenie o wypłatę diet, zwrotów kosztu noclegów i podróży, nieprzysługujące w przypadku oddelegowania za granicę. W przypadku oddelegowania za granicę choć pracodawca może wypłacić pracownikowi dodatek za rozłąkę, to nie ma to charakteru obligatoryjnego. Delegacja zagraniczna nigdy nie powoduje zmian w zakresie ubezpieczenia społecznego. Natomiast oddelegowanie za granicę może spowodować przejście pracownika oddelegowanego do systemu ubezpieczeniowego innego państwa członkowskiego UE.

---

Łukasz Rostankowski